Gerade kleinere Unternehmen tun sich häufig schwer, guten Mitarbeitern die längst fällige Gehaltserhöhung zu gewähren. Hinzu kommt, dass ein ordentlicher Teil des Mehrverdienstes gar nicht beim Mitarbeiter ankommt, sondern beim Finanzamt. Leichter realisierbar - und auch für Mitarbeiter attraktive - ist die Gewährung sogenannter Geldwerter Vorteile. Sie stellen kein Arbeitsentgelt dar, sind für den Empfänger aber gerade deshalb ein Gewinn. Mit den geldwerten Vorteilen lässt sich die Abgabenlast spürbar verringern und auch der Betrieb kann die Ausgaben von der Steuer absetzen und spart sich hohe Sozialabgaben, die bei einem Gehalt anfallen würden.
Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren von geldwerten Vorteilen
Es kann also für die Fachkräfte wie für den Betriebsinhaber durchaus lukrativ sein, steuerfreie oder steuerbegünstigte Gehaltsextras auszuhandeln, die ungeschmälert beim Empfänger ankommen. Spendiert der Arbeitgeber z. B. Zuschüsse für Fahrten zur Arbeit, zum Kindergarten, Mittagessen oder zur Gesundheitsvorsorge, bleibt davon unterm Strich mehr als von einer Gehaltserhöhung.
Bei dieser "intelligenten Gestaltung" sind freilich die Lohnsteuerrichtlinien zu beachten. Sie geben die Spielregeln für Lohnkonto und Belegschaft vor.
Geldwerte Vorteile erweisen sich für den Arbeitnehmer überwiegend netto als günstiger, als entsprechende Gehaltserhöhungen und wirken sich nicht selten für den Arbeitgeber unter dem Strich positiv aus. Das für beide Seiten oft quälende Tauziehen um eine Gehaltserhöhung lässt sich dadurch vermeiden.
Beim Aufbau einer betrieblichen Altersvorsorge durch die Nutzung mehrerer verschiedenartiger Durchführungswege, deren Begünstigung sich aus unterschiedlichen Rechtsvorschriften ableitet, ergibt sich durch die Kumulierung der maßgebenden Freibeträge kalenderjährlich ein maximal anzusetzender Freibetrag eines Arbeitnehmers aus 2 x 4 % der Beitragsbemessungsgrenze West der allgemeinen Rentenversicherung und aus 4 % der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung West.
Sozialabgaben auf diese Beiträge fallen erst im Rentenalter an.
Seit 01.01.2018 gilt nach § 3 Nr. 63 EStG: Steuerfreiheit von 8 % der Beitragsbemessungsgrenze Rentenversicherung West. Der bisherige zusätzliche Freibetrag von 1.800 Euro entfällt.
Voraussetzung:
Ansparung in eine externe betriebliche Altersvorsorge (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfond).
Steuerfreiheit nur im Rahmen eines ersten Dienstverhältnisses
BAV sieht vorrangig eine Rentenauszahlung vor
Der Leistungsbezug beginne frühestens ab dem 62. Lebensjahr
In der Sozialversicherung bleibt es bei 4 % der Beitragsbemessungsgrenze
Die Pauschalversteuerung von betrieblicher Altersvorsorge ist unter bestimmten Voraussetzungen noch möglich.
4 % der BBG RV West steuerfrei und SV frei
in 2022: 3.384 Euro plus
4% der BBG RV West steuerfrei und SV-pflichtig
in 2022 3.384 Euro
Steuerfrei 6.768 Euro/Jahr bzw. 564 Euro/Monat
SV-frei 3.384 Euro/Jahr bzw. 282 Euro/Monat
Rentenversicherungspflichtige Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf betriebliche Altersvorsorge
Diese kann erfolgen aus
Entgeltumwandung
aus laufendem Arbeitsentgelt oder
Einmalzahlung
freiwilligen Arbeitgeberbeiträgen
Entgeltumwandlung und freiwillige Arbeitgeberbeiträgen
Ab 2022 gilt, dass der Arbeitgeber bei Entgeltumwandlung durch den Arbeitnehmer einen Pflichtzuschuss in Höhe von pauschal 15 % zur betrieblichen Altersvorsorge dazuzahlt.
Voraussetzung: Der Arbeitgeber spart Sozialversicherungsbeiträge durch die Entgeltumwandlung des Arbeitnehmers.
Für Arbeitgeber gibt es einen Förderbeitrag zur Betrieblichen Altersvorsorge
Voraussetzung:
Der Arbeitnehmer hat beim Arbeitgeber ein erstes Dienstverhältnis
Der Arbeitslohn des Arbeitnehmers muss im Inland dem Lohnsteuerabzug unterliegen
Die Arbeitgeberbeiträge zur Betrieblichen Altersvorsorge werden zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt und betragen mindestens 240 Euro im Jahr
Der laufende steuerpflichtige Arbeitslohn beträgt im Zuwendungsmonat maximal 2.200 Euro
Der Betrieblichen Altersvorsorge muss ein ungezillmerter Tarif zugrunde liegen.
Maximal gefördert werden Arbeitgeberbeiträge in Höhe von 480 Euro im Jahr.
Geförderte Arbeitgeberbeiträge sind zusätzlich zum Freibetrag nach § 3 Nr. 63 EStG steuerfrei.
In der Sozialversicherung sind diese aber auf die 4 % der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung West anzurechnen.
Eine gute Möglichkeit, den Arbeitnehmer langfristig an den Betrieb zu binden, ist das Arbeitgeberdarlehen. Wird das Darlehen zum marktüblichen Zins vergeben, entfällt Lohnsteuer. Der marktübliche Zins wird aus den günstigen Konditionen für vergleichbare Darlehen ermittelt, wobei dann noch ein Abschlag von 4 % vorgenommen wird. Erst wenn der Zinssatz für das Arbeitgeberdarlehen unter diesem Referenzwert liegt, entsteht eine Steuerpflicht aus geldwertem Vorteil und auch nur dann, wenn eine monatliche Freigrenze von 50 Euro (für Sachbezüge mit anderen geldwerten Vorteilen) überschritten ist.
Beispiel: Erhält ein Mitarbeiter ein Darlehen von 50.000 Euro zu 3 % und beträgt der Marktzins 5 %, so ist die Differenz in Höhe von 2 % steuerpflichtig. Das macht im Jahr 1.000 Euro und im Monat 83,33 Euro. Das liegt über der Freigrenze von 50 Euro, sodass das Darlehen geringfügig versteuert werden muss.
Bei Kreditsalden bis zu 2.600 Euro fällt unabhängig von gewährten Zinsvorteil keine Lohnsteuer an.
Klarheit bezüglich der Besteuerung hat der Bundesfinanzhof mit seinem Urteil vom 29.05.2008 (Az.: VR 12/07) geschaffen. Bei Ermittlung der Umsatzsteuer ist die Mindestbemessungsgrundlage gem. § 10 Abs. 5 UStG (das tatsächliche Entgelt; mindestens aber die Kosten, die dem Unternehmen entstanden sind) nur dann anzuwenden, wenn betriebliche Belange nicht maßgeblich sind und eine private Nutzung nicht ausgeschlossen ist. Steuerfrei ist die Berufskleidung demnach, wenn sie auf die jeweils ausgeübte Berufstätigkeit zugeschnitten ist (z. B. Arbeitskittel) oder nach ihrer uniformartigen Beschaffenheit oder etwa durch ein aufgesticktes Emblem objektiv eine berufliche Funktion erfüllt.
Aus besonderem Anlass kann eine steuerfreie Beihilfe ausgezahlt werden. Sie darf 600 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen, weil sonst der übersteigende Betrag steuerpflichtig wird. Ein höherer Betrag kann allerdings bei einem "besonderen Notfall" weiterhin steuerfrei bleiben. Für die Beurteilung werden Einkommensverhältnisse und Familienstand zugrunde gelegt. Steuerfreiheit besteht, wen die Unterstützung dem Anlass nach gerechtfertigt ist. Beispiel: Krankheit oder Unglücksfall. Auf die wirtschaftliche Notlage des Beschäftigten kommt es nicht an. Es muss nur ein konkreter Anlass gegeben sein.
Pro Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber bis zu 500 Euro steuer- und sozialabgabenfrei für Maßnahmen zur Gesundheitsförderung aufwenden. Das gilt sowohl für innerbetriebliche Aktionen (z. B. Kurs "Stressbewältigung am Arbeitsplatz") als auch für extern durchgeführte Maßnahmen (z. B. Raucherentwöhnungskurs). Unterstützt der Betrieb die Gesundheitsvorsorge mit mehr als 500 Euro im Jahr, so ist der übersteigende Betrag steuerpflichtig. Die einzelnen unterstützenden Aktionen und Maßnahmen müssen allerdings von einer Krankenkasse als förderungswürdig (nach § 20a SGB V) eingestuft sein. Der Förderkatalog (Präventionsleitfaden der Spitzenverbände der Krankenkassen) ist umfangreich.
Achtung: Auf solche gesundheitsfördernden Maßnahmen besteht kein Rechtsanspruch. Der Arbeitgeber muss sie also nicht allen Mitarbeitern zu Gute kommen lassen, sondern kann sie auf einzelne Mitarbeiter beschränken.
Dienstwohnungen gelten als Vorteil aus dem Dienstverhältnis und sind als Sachbezug vom Mitarbeiter zu versteuern. Bei der Bewertung von Wohnraum, den der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter kostenlos oder verbilligt zur Verfügung stellt, sind bestimmte Quadratmeterpreise anzusetzen. Für im Eigentum des Dienstherren stehende und von ihm angemietete Wohnungen werden unterschiedliche Beträge angesetzt.
Zusätzlich zum Arbeitslohn kann der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter einen Zuschuss für die Nutzung des eigenen PKW für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gewähren und hierfür bei Freiheit von Sozialabgaben die Lohnsteuer pauschal mit 15 % selbst übernehmen.
Das Jobticket, egal ob Wochenkarte, Monatskarte oder Jahreskarte bleibt unbegrenzt steuer- und sozialversicherungsfrei. Die alte 44-Euro-Grenze findet keine Anwendung mehr.
Zunehmend wird Mitarbeitern ein Geschäftswagen nach dem Prinzip der Gehaltsumwandlung angeboten. Dabei verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil des Gehalts und erhält dafür einen geleasten Dienstwagen, den er auch privat nutzen darf. Der Arbeitnehmer spart so die Finanzierung des Autos und profitiert von den Großkunden- und Leasingkonditionen des Arbeitgebers. Wenn er den Wagen auch privat nutzt, muss er den privat genutzten Anteil als geldwerten Vorteil versteuern.
Zur Errechnung des geldwerten Vorteils kann wahlweise die Pauschalierungs- oder die Nachweismethode herangezogen werden. Für jeden Einzelfall sollte genau durchgerechnet werden, wie sich die Gehaltsumwandlung für den Arbeitnehmer generell rechnet und welche Methode günstiger ist. Als Faustregel gilt: Wer viel privat unterwegs ist, fährt mit der pauschalen 1 %-Regelung günstiger. Wer den Wagen überwiegend dienstlich nutzt, kommt mit dem Fahrtenbuch günstiger weg.
Für die Neuanschaffung von Firmenwagen mit Elektromotor oder Hybridfahrzeuge ist die Bemessungsgrundlage 50 % des Bruttolistenpreises für die Anwendung der 1 %-Regelung.
Bei Hybridfahrzeugen gilt: Kohlendioxydemission von höchstens 50 Gramm je gefahrenen Kilometer oder die Reichweite unter ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine von mindestens 40 Kilometer.
Fahrräder und Pedelecs (bis max. 25 km/h - ohne Zulassung
Privatnutzung ist komplett steuerfrei
Der Ansatz des geldwerten Vorteils mit der 1 %-Regelung entfällt
Voraussetzung: zusätzliche Bereitstellung zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
Bei Leasing gilt weiterhin die 1 %-Regelung
E-Bikes, schneller als 25 km/h - mit Zulassung
Bemessungsgrundlage 50 % des Bruttolistenpreises
Geldwerter Vorteil für die Privatnutzung von 1 % und 0,03 % für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte aus dem reduzierten Bruttolistenpreis.
Freiwillige Sachzuwendungen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer oder dessen Angehörigen aus besonderem Anlass gewährt (z. B. Blumen, Pralinen, Bücher, CS's, zu persönlichen Ereignissen wie Geburtstag, Hochzeit, Beförderung oder bestandene Prüfung) sind bis zu 60 Euro im Jahr lohnsteuerfrei. Dazu gehören auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt.
Wichtig: Geldgeschenke sind stets steuerpflichtig.
Erhalten Arbeitnehmer neben dem Arbeitslohn von ihrem Arbeitgeber Gutscheine für Waren oder Dienstleistungen zur Einlösung bei Dritten, sind diese Zuwendungen grundsätzlich lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig. Sie bleiben nur dann steuer- und sozialabgabenfrei, wenn alle vergleichbaren Sachbezüge beim Arbeitnehmer insgesamt 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen.
Ausgenommen sind seit Januar 2022 Gutscheine welche bei Unternehmen wie Amazon für Waren von Drittanbietern eingelöst werden können.
Zusätzlich zum Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern bleiben steuerfrei. Das gilt für die Betreuung (Gebühren und Verpflegung) in Kindergärten, Kindertagesstätten, Kinderkrippen und Horten wie auch für die Betreuung durch Tagesmütter. Hierzu zählt auch eine kostenlose Betreuung in firmeneigenen Einrichtungen. Weder der Arbeitgeber noch der Arbeitnehmer müssen hierfür Steuern und Sozialabgaben entrichten. Der Betrieb kann die Ausgaben sogar Gewinn mindernd von der Steuer absetzen.
Grundsätzlich steuerfrei bleiben Vorteile aus der privaten Nutzung von betrieblichen Computern, Internet - oder Telefoneinrichtungen sowie Mobiltelefone. Auch die vom Arbeitgeber getragenen laufenden Kosten sind befreit.
Wichtig: Die Ausstattung nur leihen, nicht schenken!
Wenn der Arbeitgeber seine Mitarbeiter mit einem kostenlosen Mittag- oder Abendessen versorgt, müssen diese für den Betrag von maximal 3,57 Euro (2022) pro Tag und Mahlzeit (Mittag- und Abendessen) Steuern und Abgaben leisten. Der Sachbezugswert für ein kostenloses Frühstück beträgt 1,87 Euro.
Beispiel: Der Arbeitnehmer bekommt im Monat 100 Euro Essenmarken vom Arbeitgeber. Dann muss er 74,97 Euro (21 Arbeitstage x 3,57 Euro) versteuern.
Der Arbeitgeber kann den Vorteil auch pauschal mit 25 % versteuern. Dann bleiben die Zuwendungen steuerfrei.
Damit die Tankfüllung steuer- und abgabenfrei bleibt, müssen Arbeitgeber einige Regeln beachten. Der Betrieb darf bis 50 Euro im Monat für Tankgutscheine ausgeben. Darüber hinaus gehende Beträge werden zu steuer- und abgabenpflichtigem Lohn. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, seinen Mitarbeitern einen Gutschein mit einem ausgewiesenen Geldbetrag oder auch einen Geldbetrag mit der Auflage zum Erwerb einer Sachleistung auszuhändigen.
Achtung Falle: Bei der Überlassung mehrerer Tankgutscheine
Wenn Sie einem Mitarbeiter mehrere Tankgutscheine überlassen, dann muss gewährleistet sein, dass nur ein Tankgutschein pro Monat von maximal 50 Euro eingelöst wird. Werden zwei oder mehrere Tankgutscheine eingelöst, ist die 50 Euro-Grenze pro Monat überschritten und es entsteht Steuer- und Sozialversicherungspflicht.
Ist der Umzug des Arbeitnehmers beruflich bedingt, kann der neue Arbeitgeber eine Zuschuss gewähren, der nicht als Lohn versteuert werden muss. Der Zuschuss ist für die Reisekosten zum neuen Wohnort, Maklerkosten für eine Mietwohnung, Kosten für Möbeltransport und Renovierungsarbeiten steuer- und abgabenfrei.
Das Thema Outsourcing der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ist gerade bei mittelständischen und kleineren Unternehmen ein großes Thema.
Folgende Gründe sprechen dafür, einmal über ein Outsourcing nachzudenken:
Das Unternehmen ist zu klein, um einen eigenen Lohn- und Gehaltsbuchhalter zu beschäftigen, die Lohnkosten wären zu hoch.
Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ist an den Steuerberater beauftragt und erzeugt oft zu hohe Kosten.
Wenn es um Outsourcing geht stehen die Kosten immer an erster Stelle. Wenn Sie die Dienstleistung bei einem Experten einkaufen, sparen Sie nicht nur Lohnkosten und Sozialversicherungsbeiträge. Sie gewinnen auch Zeit, Effektivität sowie Produktivität.
Ein externer Dienstleister ist immer auf dem neuesten rechtlichen Stand und bildet sich regelmäßig zu allen Themen der Lohn- und Gehaltsabrechnung weiter. Es fallen für Sie keine Weiterbildungskosten an. Auch eine Einarbeitung entfällt, denn die Abrechnung wird von professionellen Mitarbeitern durchgeführt.
Die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt immer termingerecht, auch bei Urlaub und Krankheit.
Die Personalabteilung und/oder die Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmens hat zeitliche Ressourcen frei für die Kernkompetenzen der Abteilungen. Das steigert die Effektivität und die Produktivität.
Egal welche Besonderheiten abgerechnet werden sollen, ein externer Dienstleister kann sich flexibel anpassen.
Die Ohlenschläger Personalberatung bietet Ihren Kunden und Interessenten jetzt auch die monatliche Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an und stellt damit weiter ihre Professionalität und ihr umfangreiches Wissen zur Verfügung.
Zu unserem Dienstleistungsangebot gehört:
Pflege der Mitarbeiterstammdaten
Teilnahme am elektronischen Datenaustauschverfahren ELSTAM
Erfassung und Pflege von Lohndaten/Bewegungsdaten
Erstellung der Beitragsnachweise für die Krankenkassen und Beantwortung jeglichen Schriftwechsels
Erstellung von An- und Abmeldungen, Veränderungsmeldungen
Erstellung von Lohnsteuerbescheinigungen
Erstellung der Lohnsteueranmeldung
Bescheinigungswesen
Druck, Ablage und Verwaltung aller mit der Abrechnung zusammenhängender Belege
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